A mai vállalati világban a globális ellátási láncok egyre összetettebbek, a szabályozási keretek pedig folyamatosan fejlődnek. Ezért vált elengedhetetlenné a vállalkozások számára minden ágazatban, hogy biztosítsák a beszállítói megfelelést. Ez kiterjed a beszállítói compliance menedzsment rendszer bevezetésre, illetve a kereskedelmi partnereik megfelelőségi szintjének értékelésére, nyomon követésére és javítására egyaránt. Ez a megközelítés segít csökkenteni a beszállítói kockázatot, miközben megőrzi vállalata ellátási láncának integritását.
Mi a szállítói megfelelés?
A beszállítók esetében a compliance minden olyan eljárásra vonatkozik, amelynek célja annak biztosítása, hogy a beszállítók megfeleljenek a velük együttműködő vállalat vagy a jogalkotók által meghatározott szabályozási, működési és etikai követelményeknek.
Ez azt jelenti, hogy a vállalat felügyeli és értékeli a beszállítókat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelnek a vonatkozó törvényeknek, előírásoknak és szabványoknak, valamint a beszerzési osztálya által meghatározott szerződéses feltételeknek. Ez a megközelítés számos területre kiterjed, mint például:
- Az emberi jogok tiszteletben tartása;
- A be nem jelentett munkavégzés megelőzése;
- Korrupcióellenes intézkedések és befolyással üzérkedés megakadályozása;
- Környezetvédelmi előírások betartása;
- Adatok titkossága és információbiztonság, stb.
Fontos, hogy a beszállítói megfelelés értékelése mindenképpen megtörténjen. Alternatív megoldásként az értékelést az üzleti kapcsolat során is el lehet végezni, de még jobb, ha a hosszú távú elköteleződés előtt sor kerül rá. Ez egy kulcsfontosságú lépés, amely lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy azonosítsák a partnerrel való együttműködéssel kapcsolatos lehetséges kockázatokat, és ezáltal jobban megvédjék magukat.
A szállítói megfelelőség fontossága
A beszállítói megfelelés kulcsfontosságú kérdéseket vet fel a versenyképesség, a megkülönböztetés és a vállalkozások imázsa tekintetében.
Kockázatok csökkentése
A beszállítói megfelelőségi program segít csökkenteni a kockázatok egész sorát, lehetővé téve a vállalatok számára, hogy azonosítsák és kezeljék a lehetséges problémákat, mielőtt azok komoly problémákká válnának. Ide tartozhatnak az ellátási lánc megszakadásai, a hatósági bírságok, a jogi lépések, a hírnév károsodása stb.
A teljesítmény javítása
Azáltal, hogy biztosítja a szállítási és minőségi követelmények teljesítését, ez a megközelítés hozzájárul a teljesítmény javításához az ellátási lánc egészében.
„Ez tagadhatatlan versenyelőnyt jelent, mivel a vállalatok jobban megértik beszállítóikat, és könnyebben indíthatnak cselekvési terveket” – teszi hozzá Emmanuel Roy, a Jicap Performance ügyvezető partnere.
Ennek eredményeként a vállalat növeli hatékonyságát és vevői elégedettségét.
Fenntartható ellátási lánc előmozdítása
Ez a folyamat az etikus és fenntartható beszerzési gyakorlatok előmozdítását is szolgálja. A beszállítói megfelelés hatékony eszköz az emberi jogok, az egészség, a biztonság és a jó munkakörülmények tiszteletben tartásának biztosítására az ellátási lánc egészében. Ez segít a felelős beszállítók hálózatának kiépítésében megbízható, hosszú távú partnerségek révén.
Költségek csökkentése
A beszállítói megfelelés segít azonosítani a hiányosságokat és a meg nem felelési problémákat is, amelyek például gyakran pazarláshoz vagy késésekhez vezetnek. Ez hozzájárul a költségek csökkentéséhez és a jövedelmezőség javításához.
5 lépés a szállítói megfelelés garantálására
A beszállítói megfelelőségi program öt fő lépést tartalmaz, a követelmények meghatározásától a beszállítókkal való kapcsolat folyamatos fejlesztéséig.
1. Határozzon meg egyértelmű szállítói megfelelőségi követelményeket
Először is, a vállalatnak egyértelműen meg kell határoznia elvárásait a beszállítókkal szemben a megfelelőségi politikán keresztül. Ez jellemzően működési, szabályozási vagy akár vállalati társadalmi felelősségvállalási (CSR) kritériumokra vonatkozik. Mindezek az elemek külön záradékként szerepelhetnek a szállítói szerződésekben. Nemzetközi tanúsítványok vagy szabványok is integrálhatók, valamint etikai charták, magatartási kódexek aláírására is sor kerülhet.
2. Végezzen szigorú értékelési folyamatot
A második lépés egy beszállítói értékelési folyamat létrehozása, a beszerzési szakaszban végzett előzetes ellenőrzéssel. Ez azt jelenti, hogy ellenőrizni kell a beszállítók általános jogi megfelelését (bármilyen harmadik fél személyazonossága, fizetőképesség, tevékenységek stb.) és hírnevét (a vállalat és érdekelt feleinek sajtóelemzése, esetleges szankciók stb.). Ezt a lépést megkönnyítheti egy compliance megoldás vagy együttműködési platform bevezetése, ahol mindkét fél megoszthatja az információkat és dokumentumokat. Az összegyűjtött adatok alapján a vállalat besorolhatja a szállítókat kockázati szintjük és tevékenysége szempontjából fontosságuk szerint.
3. Figyelje a beszállítói megfelelést
Ezt követően elengedhetetlen olyan monitoring eszközök bevezetése, mint a rendszeres beszállítói auditok és/vagy értékelések, valamint kulcsfontosságú teljesítménymutatók. Ez lehetővé teszi a vállalat számára, hogy nyomon kövesse beszállítói megfelelőségi szintjeit, és hosszú távon azonosítsa a lehetséges hiányosságokat. Ez különösen fontos a folyamatosan változó szabályozások miatt. Ez magában foglalhat szankciók tervezését is (szállítói számla zárolása, szerződés felbontása) nem megfelelőség esetén.
4. Támogatás nyújtása a beszállítóknak
A folyamat során fontos, hogy a beszállítók egyértelmű tájékoztatást kapjanak a vállalat megfelelőségi elvárásairól és irányelveiről. Ez történhet képzések formájában olyan kulcsfontosságú megfelelőségi témákról, mint az etikai gyakorlat, a vállalati társadalmi felelősségvállalás vagy a szabályozási megfelelés. Ez segít nekik megérteni és elősegíteni a vállalat megfelelőségi politikájának betartását.
5. Elköteleződés a folyamatos fejlesztés mellett
Végül a vállalatnak azon kell dolgoznia, hogy folyamatosan javítsa beszállítói megfelelési teljesítményét. Például korrekciós cselekvési tervek kidolgozásával a beszállítókkal. Ehhez erős kapcsolatra van szükség, amely nyílt kommunikáción, bizalmon és a megfelelőségi követelmények kölcsönös megértésén alapul. Jutalmazási rendszer is bevezethető azon beszállítók számára, akik megfelelnek az elvárásoknak vagy felülmúlják azokat.
A beszállítói megfelelés biztosítása olyan összetett feladat, mint amennyire elengedhetetlen a vállalat fenntarthatóságának és hírnevének megőrzéséhez. Ez jóval túlmutat a puszta jogi követelményeken, és a mai vállalkozások valódi kockázatkezelési és versenyképességi stratégiájának részét képezi.
