A beszállítói szerződéskezelés fontos szerepet játszik a működés hatékonyságában és jövedelmezőségében minden üzleti szektorban. A PwC szerint egy nagy vállalatcsoport átlagosan 20-40 ezer szerződést kezel. Ezért szükséges optimalizálni a szerződéskötési folyamatot, amely sokszor bonyolult és időigényes.
Amit a szerződések menedzseléséről mindenképp érdemes tudni
A szerződések képezik a vállalat és beszállítói közötti bármely kereskedelmi kapcsolat alapját. Az Európai Szerződések Kódexe a szerződést úgy határozza meg, mint „két vagy több fél megállapodása az említett felek közötti jogviszony létrehozásáról, szabályozásáról, megváltoztatásáról vagy megszüntetéséről.1”
Ez a dokumentum meghatározza az érintett felek közötti jövőbeni együttműködés jogi kereteit, egyértelműen és pontosan meghatározva a kereskedelmi kapcsolat feltételeit a szerződés teljes életciklusa során. Minden érdekelt fél tisztában van kötelezettségeivel és felelősségével, ami csökkenti a félreértések vagy viták kockázatát. Probléma esetén elegendő erre az írásos és jóváhagyott dokumentumra hivatkozni.
A szerződéskezelés tehát a szerződés teljes életciklusának figyelemmel kíséréséből áll, a dokumentum elkészítésétől a lejáratig. Mindez egy kettős cél szem előtt tartásával: az érték maximalizálása és a szerződéssel kapcsolatos kockázatok minimalizálása. Ez az úgynevezett CLM (Contract Lifecycle Management), vagyis a „szerződés-életciklus menedzsment”.
Ez több fő szakaszt foglal magában:
- Adatgyűjtés;
- Szerződés előkészítése és szövegezése;
- Szerződés tárgyalása;
- Felek jóváhagyása és aláírása;
- Meglévő szerződések végrehajtása és nyomon követése;
- Az információk áttekintése és módosítása;
- Szerződés felmondása.
Az optimális szerződéskezelés előfeltételei
A szerződéskezelési folyamat gördülékenyebbé, biztonságosabbá és hatékonyabbá tétele érdekében számos bevált gyakorlatot kell előnyben részesíteni a vállalaton belül.
Szerződéssablonokra támaszkodva
A vállalatoknak minden esetben érdekükben áll a szerződéssablonok létrehozása standard záradékokkal (versenytilalmi megállapodások, titoktartási megállapodások stb.) minden szerződéstípushoz. Az érintett munkavállalókat tájékoztatni kell ezen standardokról, akik szükség esetén a jogi osztályhoz fordulhatnak segítségért. Ez felgyorsítja a szerződéskötési folyamatot, miközben javítja a jogi kockázatok ellenőrzését.
A szerződéskezelés központosítása
Fontos, hogy minden szerződés és kapcsolódó dokumentum egy helyen, egy központosított helyen legyen. Ez jelentősen megkönnyíti a szerződésekhez való hozzáférést, azok nyomon követését és elemzését.
Kulcsfontosságú teljesítménymutatók bevezetése
Szintén döntő fontosságú, hogy legyenek egyértelmű teljesítménymutatók (KPI) a szállítói szerződések hatékony végrehajtásának értékeléséhez. Ezek magukban foglalhatják a költség/érték összefüggéseket, a szállítási határidőket vagy a szolgáltatási szinteket.
A legfontosabb érintettek bevonása
A szerződéskezelés hatékonyságának és gördülékenységének biztosítása érdekében az egész vállalatnak be kell tartania a lefektetett szabályokat és standardokat. Ezért fontos, hogy a különböző részlegek alkalmazottai megismerjék a szerződéses feltételeket és a legjobb gyakorlatokat ezen a területen.
Digitalizáció a hatékony szerződéskezelés érdekében
Ezeken a bevált gyakorlatokon túl a digitális átalakulás a szerződéses folyamatokat is érinti. A szerződések optimális kezelése érdekében dedikált eszközök és technológiák segítik a cégeket. Ide tartozhatnak a szerződéskezelő szoftverek (Contract Management System), amelyek lehetővé teszik az elektronikus tárolást, nyomon követést és szerződéskezelést. Különleges funkciókat is integrálhatnak a szerződéskezelés teljes folyamatának egyszerűsítésére, mint például a hozzáférés-kezelés, az elektronikus aláírások, az adatelemzés, a határidők követése és az automatikus riasztások.
A PwC legutóbbi, a beszerzések digitalizálásával kapcsolatos felméréséből úgy tűnik, hogy a beszerzési osztályok a szerződések életciklus-menedzsmentjére fókuszálnak. Minden második vállalat tervez beruházni egy ilyen eszköz fejlesztésébe vagy bevezetésébe a következő három évben. Eközben a szervezetek 22%-a rendelkezik már kiforrott eszközzel.
Egyes szerződéskezelő szoftverek optikai karakterfelismerést (OCR) tartalmazhatnak, hogy automatikusan kinyerjék az adatokat a papíralapú szerződésekből, vagy más technológiákat, például mesterséges intelligenciát (AI) és gépi tanulást (ML), bizonyos feladatok automatizálásának elősegítése érdekében, mint például a szerződések osztályozása és elemzése. A generatív mesterséges intelligencia átveheti a szerződés-összefoglalók készítését, konkrét záradékok megfogalmazását vagy a releváns információk kinyerését hosszú dokumentumokból.
Az optimalizált szerződéskezelés előnyei
A szerződés életciklus-menedzsment eszközöknek köszönhetően a jelentősen felgyorsul a folyamatok racionalizálása és automatizálása. Ennek eredményeként a vállalatok számos előnyben részesülnek, azon belül is különösen a beszerzési és pénzügyi osztályok.
Működési hatékonyság javítása
A vállalat csökkenti a szerződések kezeléséhez szükséges időt és erőforrásokat, így biztosítva a jobb működési hatékonyságot. Ezzel jelentős időt takaríthat meg az új szerződések megkötése, a szerződési feltételek megtárgyalása, a szerződések aláírása, valamint az adatok keresése és elemzése során.
Költségek csökkentése
A digitalizáció lehetővé teszi a kézi szerződéskezelési folyamatokhoz kapcsolódó költségek csökkentését. A digitális eszközök ellenőrzött sablonjainak köszönhetően a cég minőségi dokumentumokkal is rendelkezik, és szerződéses feltételeivel könnyebben tudja nyomon követni a szerződések teljesítését. Ez segít elkerülni a compliance problémákat, a késedelem miatti szankciókat vagy az automatikus szerződésmegújításokkal kapcsolatos pénzügyi veszteségeket.
Kockázatok minimalizálása
Egy szoftveres rendszerrel a vállalat könnyebben kezeli a szerződéses kötelezettségeket és követeléseket, valamint szabványosíthatja a szerződéses feltételeket. A szerződéskezelési megoldás biztosítja az aláírt dokumentumok megfelelőségét és biztonságát, ezáltal jogi és pénzügyi érvényességét, amellyel elkerülhetőek a szerződéses viták.
Beszállítói együttműködés elősegítése
A felek közötti elvárások egyértelmű formalizálásával és a teljesítmény átlátható nyomon követésével a vállalat erősíti a bizalmat és a beszállítóival fenntartott kapcsolatokat. Ezenkívül a szerződéskezelő szoftver valós idejű megosztási és együttműködési funkciókkal rendelkezik, amelyek megkönnyítik a koordinációt.
Ahogy Sarah Belaabidia, a PeersGroup tanácsadó cég szakértője hangsúlyozza: „A szerződések szilárd alapot biztosítanak a kölcsönösen előnyös kapcsolatokhoz. Megvédik az Ön érdekeit, és segítenek elkerülni a költséges vitákat. A műveletek összetettségétől függetlenül a beszállítókkal kötött szerződéssablonok elkészítése bölcs befektetés cége jövője érdekében.”
A szerződés tehát sokkal több, mint egy egyszerű jogi dokumentum. Igazi stratégiai eszköz a beszerzési osztályok számára, amely megfelelő szoftverrel és a legjobb gyakorlatok követésével a vállalat optimális szerződéskezelését biztosítja, ezáltal maximalizálva működési hatékonyságukat és jövedelmezőségüket.
1 European Contract Code, Contracts in general
