A szakszerű iratkezelés elengedhetetlen minden vállalkozás számára, függetlenül annak méretétől. Az iratok megfelelő tárolása, rendszerezése és archiválása nemcsak a jogi előírásoknak való megfelelés érdekében fontos, hanem a céges működés zökkenőmentes biztosítása érdekében is.
Számos irattárolási megoldás közül választhatnak a cégek attól függően, hogy általános vagy szenzitív dokumentumokat kell tárolni. Cikkünkből megismerheti az iratkezelés legfontosabb szempontjait, illetve tippeket adunk a tároláshoz, az archiváláshoz és az iratmegsemmisítéshez is.
Iratkezelés alapjai: rendszerezés és tárolás
Az iratkezelés helyes gyakorlatának kialakítása azért fontos, mert ezzel
- a dokumentumokat gyorsan meg lehet találni,
- elkerülhető az adatvesztés, illetve
- a nem megfelelő kezelésből fakadó jogi problémák.
Rendszerezés és digitalizálás
Az első lépés minden vállalkozás számára, hogy megfelelő rendszerezési szabályokat alakítson ki, amit az arra kötelezett vállalkozások az iratkezelési szabályzatukban is rögzítenek. Egy jól átlátható rendszer biztosítja, hogy az alkalmazottak gyorsan hozzáférjenek a szükséges dokumentumokhoz, és könnyebben kezeljék a mindennapi iratkezelési feladatokat.
Kategorizálás: Az iratok kategóriákba sorolása (pl. pénzügyi, jogi, humán erőforrás) segít a könnyebb visszakereshetőségben. Egy szisztematikusan felépített kategóriarendszer megelőzi a káoszt, és hatékonyabbá teszi a munkát.
Digitalizálás: Bár a fizikai irattárolás továbbra is fontos, a dokumentumok digitalizálása segíthet csökkenteni a helyigényt, és megkönnyíti az iratok távoli elérését. A digitalizált dokumentumokat megfelelően rendszerezett elektronikus mappákban tárolhatjuk, illetve számos szoftveres megoldás is létezik már erre, amelyek olyan extra funkciókkal rendelkeznek, mint például
- jogi compliance folyamatok támogatása,
- fizetési határidőkre figyelmeztetés,
- lejáró szerződések megújítása,
- elektronikus aláírás és jóváhagyási rend beépítése,
- kifinomult hozzáférési és jogosultsági szintek kezelése stb.
TIPP: Az irattározás kapcsán fontos kérdés az iratmegőrzési idő, amelyről ebben a cikkben írtunk részletesen.
Iratok tárolása fizikai dokumentumok esetében
Az iratok fizikai tárolása során fontos figyelembe venni a hozzáférhetőséget, biztonságot és helytakarékosságot. Az irattárolás hatékony megoldásai közé tartoznak a szekrények, polcrendszerek, fiókos tárolók és irattároló dobozok, amelyek mind megtalálhatóak a Manutan kínálatában.
Polcrendszerek és szekrények: A nagyobb irodákban a nyitott polcrendszerek ideálisak lehetnek a rendszeres, napi használatban lévő iratok számára. Az iratszekrények pedig zárt tárolási lehetőséget kínálnak, ami biztonságot nyújt az érzékeny dokumentumok számára.
Irattározó dobozok: Az archiválásra szánt iratok esetében a különböző méretű és típusú archiváló dobozok segítenek megóvni a dokumentumokat a sérülésektől, és biztosítják azok helytakarékos tárolását, illetve pontos feliratozását.
Irattároló bútorok: A funkcionalitás mellett a biztonsági szint is számít
A Manutan számos praktikus és funkcionális irattárolási megoldást kínál, amelyek segítenek a hatékony iroda kialakításában.
Irattárolás zárható fémszekrényekben
A zárható fémszekrények biztonságos és tartós megoldást jelentenek a szenzitív dokumentumok tárolására. Nagy teherbírásúak, hosszú élettartamúak, és a biztonsági zárak védik a szenzitív iratokat az illetéktelen hozzáféréstől. A zár lehet lengerzár, lakat de akár kódzár is. Léteznek olyan fém iratszekrények, amelyek megnövelt tűzállósággal rendelkeznek, a lábai pedig a padlóhoz rögzíthetőek, így olyan cégek is használhatják, ahol a dokumentumok fokozott védelme szükséges.
Mobil irattárolók
A mobil irattárolók rugalmas és könnyen mozgatható megoldást jelentenek a dinamikus irodai környezetekben. Ezek a kompakt, gurítható tárolók alkalmasak a gyakran használt dokumentumok rendszerezésére, és akár az íróasztal mellett is elhelyezhetők, így gyors hozzáférést biztosítanak. Kis helyigényűek, könnyen mozgathatók, és különböző méretű fiókokkal rendelkeznek, amelyek segítenek a dokumentumok típusonkénti rendszerezésében.
Nyitott iratpolcok és forgó állványok
Az iratpolcok és tároló állványok a nagy mennyiségű iratok tárolására szolgálnak, különösen, ha rendszeresen kell hozzáférni azokhoz. A nyitott polcos kialakítás lehetővé teszi az iratok gyors és egyszerű elérését. Könnyen bővíthetők, jól átláthatók, és tökéletesek nagy irodai területek kihasználására.
Egyszerű zárható irodai szekrények
Az irattározáshoz használhatunk fából vagy műanyagból készült irattároló szekrényeket is, amelyek vagy normál lengőajtóval, vagy rolós zárszerkezettel rendelkeznek. Ezek biztonsági szintje alacsonyabb, mint a fém irattároló szekrényeké, ugyanakkor jó megoldást kínálnak azon cégeknek, akik egységes és esztétikus megoldásra vágynak és nem kedvelik a nyitott polcokat.
Tanácsok iratok tárolásához, archiválásához és megsemmisítéséhez
Az iratok tárolásánál különbséget kell tenni az általános és a szenzitív iratok között, mivel utóbbiak nagyobb figyelmet igényelnek a biztonság és a jogszabályok betartása szempontjából. Az archiválás szintén fontos szerepet játszik a céges dokumentumkezelésben, mivel hosszú távon is biztosítani kell az iratok sértetlenségét.
Általános iratok tárolása: Az általános, nem bizalmas iratok tárolása során az egyszerűség és az átláthatóság a fő szempontok. Az ilyen típusú dokumentumokat érdemes rendszerezett, jól átlátható helyeken tárolni. Fontos, hogy az iratokat logikusan csoportosítsuk, és használjunk címkéket a gyors azonosításhoz (pl. szerződések, számlák).
Szenzitív iratok tárolása: A szenzitív dokumentumok, mint például személyes adatokat tartalmazó iratok, pénzügyi dokumentumok vagy üzleti titkok, különleges kezelést igényelnek. Ezeket mindig zárható szekrényekben vagy fiókos tárolókban érdemes elhelyezni, és csak az arra jogosult személyek férjenek hozzá. Ezen iratok esetében fontos a GDPR-nak való megfelelés is, amely meghatározza, hogyan kell kezelni és tárolni a személyes adatokat.
Archiválás: Az archiválás során a régebbi, már nem aktívan használt iratokat rendszerezetten tároljuk hosszabb távon. Az archivált iratoknak védve kell lenniük a károsodástól és az illetéktelen hozzáféréstől. Az archiváláshoz speciális, tartós irattároló dobozok használata ajánlott, amelyek védelmet nyújtanak a nedvességtől és egyéb külső behatásoktól. Az archiválás során érdemes egyértelmű szabályokat felállítani arról, hogy milyen dokumentumok kerüljenek archiválásra, mennyi ideig őrizzük meg őket, és hogyan történik az iratok selejtezése. Ezt többnyire a cégek belső szabályzata tartalmazza.
Céges iratok megsemmisítése: A céges iratok megsemmisítése során különös figyelmet kell fordítani arra, hogy a dokumentumok ne kerüljenek illetéktelen kezekbe. Ez különösen fontos a szenzitív, személyes adatokat tartalmazó iratok esetében. Céges iratokat soha ne dobjunk a normál hulladékgyűjtőbe, hanem használjunk iratmegsemmisítőt, amely vékony csíkokra vágja a dokumentumokat. A Manutan kínálatában különböző kapacitású és vágási módú iratmegsemmisítők találhatóak, amelyek lehetővé teszik az iratok biztonságos és gyors megsemmisítését. Jó tudni, hogy az iratmegsemmisítők többféle biztonsági szinten működnek. A szenzitív adatok megsemmisítése során érdemes olyan gépeket választani, amelyek a dokumentumokat apró darabokra vágják (pl. mikrovágás), hogy az információ visszaállíthatatlan legyen.
A helyes irattározáshoz megfelelő irodai bútorokra van szükség, amelyek kiválasztásában készséggel segítenek Önnek a Manutan értékesítési munkatársai.